No Image

Учет принтеров и картриджей

СОДЕРЖАНИЕ
5 просмотров
10 марта 2020

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Работу любой фирмы или офиса в настоящее время сложно представить без офисной техники. В данной статье рассмотрим порядок отражения операций, связанных с расходами по приобретению и списанию картриджей и по их заправке в бухгалтерском учете и в целях налогообложения. Сначала рассмотрим порядок отражения операций по приобретению и списанию картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Документальное оформление

Приемка и оприходование картриджей

Согласно п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование картриджей оформляют приходным ордером по форме N М-4.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Картриджи принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее — МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 "Учет МПЗ").

Списание картриджей

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования "картриджей" и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.

При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Бухгалтерский учет

Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации") и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия картриджа к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость картриджей учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Организация приобрела картриджи на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб.

Материалы поступили в организацию в полном объеме.

Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура.

Материалы оплачены безналичным путем.

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

— 15 000 руб. — поступили материалы (оформлен приходный ордер по форме N М-4);

— 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;

— 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного;

— 2700 руб. — входной НДС принят к вычету;

Читайте также:  Варил сгущенку взорвалась банка

— 15 000 руб. — картриджи переданы в эксплуатацию (оформлен документ требование-накладная по форме N М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость картриджей, переданных в производство, учтена Организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Теперь рассмотрим порядок отражения операций по заправке картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Заправка картриджей

Бухгалтерский учет

В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы".

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" в корреспонденции с кредитом счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).

Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.

Работником в этот же день в бухгалтерию организации представлены авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку картриджа (акт приемки — сдачи работ, счет — фактура), на сумму 11 800 руб. (включая НДС 1 800 руб.)

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Программа PrintStore — это эффективный инструмент для учета расходных материалов и оборудования, очень простой в использовании. Вы сможете отслеживать состояние каждого расходного материала в любом принтере (МФУ, копире, факсе), при этом время тратится только на указание моментов замены расходников. В программе можно работать как с оригинальными картриджами, так и с восстановленными, учитывая каждое действие, будь то заправка тонером или замена ракеля. Большое количество расходных материалов и оборудования с учетом их совместимости уже содержится в базе данных программы, а если чего-нибудь вдруг не окажется, это легко добавить самостоятельно.

Программа ориентирована на учет картриджей в принтерах, но и остальное оборудование в ней тоже можно учитывать. Вы можете организовать учет компьютеров, всей офисной техники, а также мебели на базе нашей системы. Учитываются все перемещения каждой единицы, проведенные с ней манипуляции, смена ответственности.

Новой возможноcтью программы является SNMP мониторинг сетевых принтеров. Этот функционал ранее существовал в виде отдельной программы SNMP Discovery, теперь он интегрирован в PrintStore. Специальная сетевая служба по заданному расписанию опрашивает принтеры и МФУ, сохраняет полученную информацию в базу данных и уведомляет по e-mail о скором окончании картриджей, фотобарабанов, девелопера, печки и других ресурсов. Мониторинг поддерживается для устройств любых производителей.

Читайте также:  Вычисления с помощью калькулятора

Возможности PrintStore:

Учет оборудования: приход, перемещение, ремонты, списание.

Учет картриджей: приход, перемещение, расход на оборудование, списание, отображение оперативных остатков.

Расчет скорости расхода по каждому расходному материалу и времени, на которое хватит существующего запаса, позволяет оптимизировать количества на складах.

Мониторинг оборудования: сбор информации с принтеров, МФУ и других сетевых устройств по протоколу SNMP и отображение в реальном времени. Собираются данные по остаткам ресурсов, счетчикам печати, размещению, версии firmware и т.д.

Уведомление об окончании ресурсов по e-mail: на основе данных мониторинга программа отправляет уведомления по электронной почте, заранее предупреждая об окончании картриджей и других ресурсов.

Отслеживание счетчиков печати позволяет привязывать информацию о текущем значении счетчика принтера к операциям замены расходных материалов, а также ремонта самого аппарата. Скоро этот функционал будет доработан и данные будут автоматически браться из мониторинга

Индивидуальный учет расходных материалов (учет перезаправок) — это уникальная возможность программы. На каждый картридж можно завести паспорт, в котором будет учитываться вся его история: приход, перемещение, расход на оборудование, ремонты (перезаправка), списание. Для идентификации можно использовать как заводские серийные номера, так и собственные инвентарные.

Учет договоров на обслуживание позволяет быстро находить ответственного за каждую единицу техники и вести историю платежей по договорам.

Учет заявок пользователей: запоминаются заявитель, исполнитель, требуемые картриджи и оборудование, а также принтеры, требующие ремонта. Заявки можно просматривать как общим списком, так на закладках соответствующих разделов. Например, при выборе сотрудника на отдельной закладке отображаются все его заявки.

Отчеты в программе снабжены фильтрами, во многих используется группировка данных. Они охватывают все операции с оборудованием и расходными материалами, а также есть сводные отчеты по выбранному контрагенту, единице оборудования или номерного расходного материала. Всего текущая версия содержит 74 шаблона отчетов.

Работа по сети доступна без установки какого-либо дополнительного ПО и сложных настроек. Просто положите файл базы данных на сервер и откройте ее из программы. Путь к БД для данного пользователя будет сохранен в реестре и при следующем запуске программы автоматически будет открыта сетевая БД.

Многопользовательский режим позволяет использовать программу сотрудникам с различным уровнем доступа как к отдельным возможностям программы, так и к филиалам компании.

Журнал действий пользователей дает возможность видеть историю изменений в базе данных. Есть отчет с фильтрами по всем параметрам и пятью вариантами группировки, позволяющий быстро найти и отобразить эту информацию в любом удобном виде.

Ведение справочников предприятия: филиалы, склады, помещения, отделы, должности, сотрудники, контрагенты.

Ведение справочников по моделям оборудования и расходников: производители, форматы печати, типы печати, типы картриджей, цвета картриджей, модели оборудования и модели расходников.

"Пора купить" — это интерактивный конструктор заказов, позволяющий на основе информации о запасе расходных материалов и скорости их расхода сформировать заказ поставщику(ам): ассортимент, необходимое количество. Также по каждому расходнику программа либо подставит цену по последней закупке, либо можно будет указать ее вручную, и на основе этих цен и необходимого количества подогнать общую стоимость заказа под выделенный бюджет. Полученный заказ можно сохранить в базе данных, а затем экспортировать во внешний файл или распечатать. Статус заказа можно отслеживать (оплачен/отгружен/получен), а при получении заказ конвертируется в приход.

Плюсы от внедрения PrintStore:

Вся информация в одном месте. Можно один раз провести инвентаризацию всего парка оборудования и расходных материалов, а можно вносить информацию о них по мере возможности, — результат в любом случае будет великолепным. Все подробности будут как на ладони.

Кардинальное сокращение затрат времени на учет. В организации с большим количеством принтеров (от 50), простые на первый взгляд операции вроде составления отчета о наличии расходных материалов на складе или списка расходников для заказа могут занимать часы и даже дни, если учет ведется на бумаге или в обычных складских программах. В PrintStore такие отчеты можно получить моментально.

Феноменальное ускорение процесса заказа расходных материалов. Вы просто запускаете "Пора купить", — программа все просчитает сама. Остается только отправить заказы поставщикам.

Читайте также:  Загрузка обновлений windows 7 стоит на месте

Оптимизация складских запасов. Зачем хранить на складе картриджи, которые понадобятся весьма не скоро? Это ведь ваши замороженные оборотные средства, а также и складские площади. В тоже время, если нужного картриджа не окажется, может остановиться важный рабочий процесс. Программа поможет найти золотое сечение этого вопроса и поддерживать на складе оптимальное количество картриджей каждого наименования. В результате Вы экономите деньги и складские площади, оставаясь уверенным в надежности своего бизнеса.

Рассчитана данная программа на руководителей компьютерных отделов, системных администраторов и людей, занимающихся обеспечением процесса печати.

Распространяется программа бесплатно, по принципам freeware и as is.

И самое главное, — Вы можете предложить новые возможности. Все обсуждаемо на форуме, разработка идет ежедневно, полезные предложения учитываются и регулярно добавляются в программу.

Интересным и полезным бонусом, который предлагается при использовании системы GLPI является возможность учета картриджей для принтера. Это является важнейшим моментом в работе, практически, любой организации. Задача, казалось бы, простая, однако если у вас в работе более пяти принтеров, то этот процесс нужно как-то контролировать. Постараемся выделить ключевые пункты, которые должен держать на контроле ответственный за работу офисного оборудования:

  1. Сколько картриджей есть в запасе.
  2. Сколько картриджей нужно закупить на следующий год (особенно если вы работаете в бюджетной организации).
  3. Сколько, в среднем, служит один картридж на конкретном принтере.
  4. Сколько уже страниц распечатал принтер за весь период работы и т.д.

В предыдущих статьях мы рассказывали как установить, настроить и начать работу с GLPI. После запуска системы база данных начнет наполняться оборудованием, где кроме ПК организации появятся и устройства, которые определила система, а также принтеры и МФУ.

Перейдем в раздел «Оборудование» — «Принтеры»:

Каждому принтеру или МФУ необходимо указать его местоположение, инвентарный номер:

После того, как мы определим все принтеры в базе, приступим к наполнению базы картриджей для принтеров и МФУ организации.

Переходим в раздел «Оборудование» — «Картриджи» и добавляем модель картриджей базу. В разделе «Модель картриджа» указываем:

  • Наименование — т.е. название модели .
  • Ответственного специалиста.
  • Группа (или отдел), ответственные за работу с картриджами.
  • Местонахождение, чтобы сотрудники понимали, где картриджи складируются.
  • Порог оповещения — система будет сигнализировать о том, что число рабочих картриджей подходит стало критическим.
  • Тип — указываем специфику (желтый, пурпурный, монохромный).
  • Производитель.
  • Также можно добавить комментарии.

В подразделе «Картриджи» — указываем число картриджей, которые к нам поступили:

Далее переходим в раздел «Модели принтеров» и закрепляем картридж за конкретной моделью принтера или МФУ:

Принтеры будут взяты из базы, которую мы ранее настроили. В принципе, на этом этапе можно остановиться, остальные пункты не так обязательны для ведения учета, но желательны

Теперь необходимо каждому принтеру назначить картридж в работу.

1. Переходим в раздел «Оборудование» — «Принтеры».

2. Выбираем нужный принтер и переходим в подраздел «Картриджи» и при помощи кнопки «Установить» назначаем в работу принтеру или МФУ нужный картридж из базы:

И так с каждым принтером.

На этом этап запуска учета картриджей можно считать законченным.

Следующая ситуация — это когда на каком-либо принтере или МФУ закончился тонер в картридже. Но мы уже готовы

1. Заходим в GLPI.

2. Переходим в раздел «Оборудование» — «Принтеры».

3. Выбираем нужный принтер и переходим в подраздел «Картриджи».

4. Отмечаем галочкой в чекбоске слева использованный картридж.

5. Нажимаем кнопку «Действия» и «Выбираем конец срока службы»:

6. Картридж переводится в раздел «Использованные картриджи»:

7. Также, если мы щелкнем по пункту «Отпечатано страниц», то сможем указать показания счетчика принтера. Система высчитает расход самостоятельно.

Таким образом, если методично работать с базой, но на момент заказа новых картриджей у нас будет полная картина расхода картриджей по каждому принтеру в организации и сколько, в среднем, нам понадобится на такой же период в будущем.

Комментировать
5 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector